MI EXPERIENCIA EN SECRETARIADO

POWER POINT

Power Point es software que le permite crear materiales que se pueden utilizar en un proyector. El uso de este material para anunciar un informe o una propuesta se denomina presentación. Al usar PowerPoint, puede crear pantallas que incorporan efectivamente texto y fotos, ilustraciones, dibujos, tablas, gráficos y películas, y pasar de una diapositiva a otra como en una presentación con diapositivas. Puede animar texto e ilustraciones en la pantalla usando la característica de animación, así como agregar una narración y efectos de sonido. También, puede imprimir materiales y distribuirlos mientras realiza la presentación.

Power Point es una parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculos, presentaciones y administrar correo electrónico.

MI EXPERIENCIA DE SECRETARIADO

    EXCEL

Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.

Excel forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para administrar el correo electrónico.

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WORD

Word es software que permite crear documentos en un equipo. Puede usar Word para crear textos con una buena apariencia mediante fotografías o ilustraciones multicolores como imágenes o como fondo, y agregar figuras como mapas y tablas. Además, Word proporciona diversas características de ayuda para la creación de texto, de modo que pueda completar documentos profesionales, como artículos o informes, con facilidad. También puede imprimir direcciones de tarjetas postales o sobres.

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CONSTANCIA

La constancia es la firmeza y perseverancia en las resoluciones. Se trata de una actitud o de una predisposición del ánimo respecto a un propósito. Por ejemplo: “Si quieres jugar en la primera división, tienes que ser constante en los entrenamientos”, “Creo que podría haber desarrollado una carrera profesional en televisión, pero no tuve constancia”, “No soy talentoso, aunque tengo constancia”.

Ya desde nuestros primeros años de vida se nos presentan ciertos desafíos que exigen una cierta dedicación, un empeño mayor al que necesitamos para llevar a cabo las acciones cotidianas, y es a través de estas pruebas que moldeamos esa parte de nuestra personalidad que define cuánto estamos dispuestos a esforzarnos por alcanzar nuestras metas. La constancia no es una virtud muy común; es uno de los pilares del exito, en todas sus variantes, por lo cual es entendible que solo ciertas personas la practiquen.

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CERTIFICADO

El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia.

Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado, puede ser sancionado por la ley.

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INFORME

El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en un texto o una declaración que describe las cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. 

El informe, por lo tanto, es el resultado o la consecuencia de la acción de informar (difundir, anoticiar).

Por ejemplo: “Pídele al contador que me alcance el informe del último trimestre”, “El diputado presentará un informe sobre la actuación del ministro”, “El noticiero emitirá mañana un informe de los Juegos Olímpicos”.

Un informe suele ser algún tipo de documento que presenta información. Dichos datos, por otra parte, surgen de una tarea investigativa. Un científico, por citar un caso, puede escribir un informe después de alcanzar algún descubrimiento, explicando los pasos que siguió y cuáles son sus conclusiones al respecto

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ACTA

Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.

ESTRUCTURA DEL ACTA

Las actas pueden presentar formas variadas, pero hay unos elementos fijos, así como unas fórmulas muy usuales. Los elementos que aparecen en las actas son los siguientes:

• Un título extenso en el que se precisa la reunión de que se trata y la fecha.

• Una introducción, en la que se hace constar los datos de la reunión. Ejemplo:

En Azua, a las 8 de la noche del día 14 de octubre de 1994, se reúnen los señores propietarios que a continuación se detallan...

• El orden del día, que es un breve guión del contenido de la reunión. Ejemplo:

lero. Lectura y aprobación del acta de la junta anterior. 2do. Informe de la Junta directiva.

• El desarrollo del orden del día, en el que se expone lo tratado en cada uno de los apartados del orden del día, con mención de las personas que participan en cada caso.

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MEMORANDO

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.

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REDACCIÓN DOCUMENTAL

CARTA

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

ESTILOS DE CARTA

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

·         Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional...etc.

·         Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

·         Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

·         Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución).

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                                 REDACCIÓN

La palabra redacción hace referencia a la acción y efecto de redactar (poner por escrito algo sucedido, acordado o pensado con anterioridad). 

La redacción requiere de coherencia y cohesión textual. Dado que el orden de las palabras dentro de una oración puede modificar la intención del autor, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que desea trasladar al papel o a la computadora. 

Características de una comunicación escrita eficaz:

Claridad: El mensaje debe entenderse. Brevedad: Expresar el máximo de ideas  u

con mínimo de palabras. 

Precisión: Expresar las ideas sin rodeos. 

Integridad: Transmitir el mensaje completo sin dejar lagunas.

Originalidad: Utilizar el sello de tu propia personalidad.

Corrección: Revisar  que el escrito esté libre de errores, ya seande índole gramatical, de la presentación formal o del tono apropiado

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EXPRESIÓN CORPORAL

El concepto de expresión corporal se utiliza para hacer referencia a aquellas personas que usan su cuerpo, los movimientos y formas que pueden lograr con él para expresar diferentes tipos de ideas. Generalmente, la noción de expresión corporal se aplica a artistas como bailarines, coreó grafos, mimos, etc., que trabajan con su cuerpo más que con la palabra. El arte de la expresión corporal requiere siempre gran dominio y conocimiento del cuerpo propio así como también mayor expresividad ya que se debe poder transmitir con movimientos lo que otros dicen con palabras.

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ORTOGRAFÍA

La ortografía es la parte de la gramática normativa encargada de establecer las reglas que regulan el correcto uso de las palabras y de los signos de puntuación en la escritura.

ALGUNAS REGLAS ORTOGRÁFICAS 

USO DE MAYÚSCULA:

Las primeras palabras de un texto y la palabra q vas después de un punto seguido o aparte se escriben con mayúscula 

EJEMPLO: 

Amaneció nublado. Parece  que más tarde que lloverá

Se escriben  con mayúscula los nombres, apellidos, apodos y sobrenombre de personas.

EJEMPLO:

María

Fernando III el Santo

Suarez

Se escriben con mayúscula, los artículos y adjetivos que forman partes del nombre propio

EJEMPLO: 

El Escorial

Buenos Aires

La Habana

USO DE LA MINÚSCULA:

1-Los nombres comunes (incluyen nombres de días, meses y estaciones); pronombres

EJEMPLO:  jueves, otoño, enero

2- Se escribe con minúscula el nombre de la religiones

EJEMPLO:                       

El budismo

3- después de los signos de exclamación e interrogación cuando constituyen solo una parte del enunciado

EJEMPLO:

¿Cómo te llamas? ¿en que trabajas? ¿dónde vives?